Microsoft Copilotは、質問への回答や文章の作成・情報整理などを支援する生成AIです。Microsoft 365 Copilotを使用すれば、業務で日常的に使用するMicrosoft 365アプリ内でも、AIのサポートを受けられます。
一方で、Copilotには複数の製品があるため、使用できる機能だけでなく、ライセンス・社内データの取り扱い・回答内容の確認方法も理解しておくことが大切です。そこで本記事では、Copilotの分類や基本的な使用方法、Microsoft 365のアプリ別の使用例などを解説します。
Copilotの基本知識
Copilotを使用する前に、CopilotとMicrosoftが提供する各サービスの違いを確認しておきましょう。一般向けのCopilotとMicrosoft 365 Copilotでは、使用できる機能や必要な契約などが異なります。
Microsoft Copilotとは
Microsoft Copilotは、Microsoftが提供するチャット形式で使用できる生成AIです。質問を入力すると、情報の整理や文章の作成・画像の作成などを支援してくれます。
「Copilot」は、一つのサービスだけを指す名称ではありません。個人向けのMicrosoft Copilotに加えて、業務向けのMicrosoft 365 Copilotがあります。
さらに、開発者向けのGitHub Copilotや、セキュリティ業務を支援するMicrosoft Security Copilotなどもあるので、使用目的や業務に合ったサービスを選ぶことが大切です。なお本記事では、個人向けのMicrosoft Copilotと、Microsoft 365 Copilotを中心に解説していきます。
なお、GitHub Copilotの使用方法に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。こちらを参考にしてください。
Copilot ChatとMicrosoft 365 Copilotの違い
Copilot Chat（Microsoft 365 Copilot Chat）は、企業や学校などでMicrosoft 365を使用するユーザー向けのAIチャットです。業務向けCopilotの入口に位置付けられており、チャット画面から質問への回答や文章の作成・ファイルの分析などが可能です。
一方、Microsoft 365 CopilotはCopilot Chatの機能に加えて、Microsoft Graphを通じて、社内のメールやファイル・チャットなどを参照できます。Microsoftの各アプリと連携し、使用者の業務内容に応じた支援を受けられるのが特徴です。
従って、Copilot Chatは業務向けの基本的なAIチャットであり、Microsoft 365 Copilotは組織データやMicrosoft 365アプリとの連携機能を備えたサービスです。
なお、使用できる機能は契約プランやライセンスなどによって異なり、無料のCopilot Chatも一部アプリ内で使用できますが、現在は組織規模に応じて機能が制限・有料化されています。
Copilotの基本的な使用方法
Copilotは、チャットの入力欄にさまざまな質問や、作業内容を入力することで使用できます。より実務に役立つ回答を得るには、使用目的や条件を具体的に伝えるようにしましょう。
- Microsoftアカウントでサインインする
- 入力欄に質問や作業内容を入力する
- 回答を確認しながら追加の指示を出す
Copilotの基本的な使用方法を解説します。
Microsoftアカウントでサインインする
Microsoft 365 Copilotを業務で使用する場合は、会社から割り当てられた職場用アカウントでサインインします。ブラウザから使用する場合は、Microsoft 365 CopilotのWebサイトへアクセスし、職場用アカウントのメールアドレスとパスワードを入力してください。
個人用アカウントと職場用アカウントでは、使用できる機能やデータ保護の条件が異なるので注意しましょう。業務情報を扱う前に、会社から指定されたアカウントでサインインしているかを確認する必要があります。
入力欄に質問や作業内容を入力する
サインイン後は、Copilot Chatの入力欄に質問や依頼内容を入力します。Copilot Chatを使用するには、対象となるMicrosoft 365の法人契約と、職場用・学校用アカウントが必要です。
例えば、製造部門の会議資料を作る場合は、次のように指示できます。
ただ「会議資料を作って」と入力するよりも、資料の目的・読み手・必要な項目を具体的に伝えた方が、求める内容に近い回答を得やすくなります。
回答を確認しながら追加の指示を出す
Copilotからの回答が、そのまま使用できるとは限りません。事実とは異なるケースもあるので、きちんとファクトチェックをする必要があります。特に、数値・固有名詞・法令・品質基準などは、誤っている可能性があるので、一次資料と照合することが大事です。
また、内容が抽象的な場合は「表形式にしてください」と指示したり、長すぎる場合は「300文字以内に要約してください」など、追加の指示を出したりするとよいでしょう。
Microsoft 365アプリ別のCopilot使用例
Microsoft 365 Copilot（有料版）は、Word・Excel・PowerPoint・Outlook・Teamsなど、普段使用しているMicrosoft 365アプリ内で使用できます。主な活用方法を整理しておきましょう。
| 使用アプリ | 主な活用方法 | 使用例 |
|---|---|---|
| Word | 文章の作成・要約・修正 | 作業手順書・不具合報告書・社内通知の下書きなど |
| Excel | データの整理・分析・グラフ作成 | 生産実績・不良率・設備停止時間の集計など |
| PowerPoint | プレゼンテーションの作成・再構成 | 品質会議・生産会議・社内研修の資料作成など |
| Outlook | メールの作成・要約・整理 | 関係部署への確認依頼・進捗報告の作成など |
| Teams | 会議内容の要約・タスクの抽出 | 設備トラブル会議の論点・担当者・期限の整理など |
アプリごとの特徴を理解すれば、文章作成・データ分析・資料作成・情報共有など、幅広い業務にCopilotを取り入れられます。
Wordで文章の作成・要約・修正に使用する
Wordでは、報告書・手順書・社内通知など、さまざまな資料の下書きをCopilotで作成できます。既存の文書を要約したり、専門用語の多い説明などを、初心者向けに書き換えたりする使い方も可能です。
さらに、作業手順書の原案や、不具合報告書の文章を整える場面で役立つでしょう。文章のトーンや長さを指定すれば、社内向け・現場向けなど、読み手に合わせた表現に調整することもできます。
Excelでデータの整理・分析に使用する
Excelでは、表・数式・グラフ・ピボットテーブルなどを使った作業を、Copilotに支援してもらえます。例えば、生産実績の月別推移を整理したり、不良率の高い製品を抽出したりなど、さまざまな使い方が可能です。
また、表の傾向を自然な言葉で質問したり、分析に必要な数式や集計方法を提案してもらったりするのもよいでしょう。ただし、作成された分析結果やグラフを使用する際には、元データの範囲や単位などを、きちんと確認する必要があります。
PowerPointで資料作成に使用する
PowerPointでは、既存のWord文書などを基にして、Copilotによりプレゼンテーションのたたき台を作成できます。例えば、品質会議や生産会議の資料では、Copilotで全体構成を作成し、担当者が数値や現場の写真・改善施策などを追加するのがよいでしょう。
さらに、既存スライドの内容を要約したり、説明の順序を見直したりする使い方も可能です。発表時間や対象者を指定すれば、経営層向け・現場担当者向けなど、読み手に合わせた構成に調整できるようになります。
Outlook・Teamsで連絡や会議内容の整理に使用する
Outlookでは、メールの下書きや長いスレッドの要約などにCopilotを使用できます。Teamsでは、会議内容の要約・論点の整理・対応事項の抽出などに、Copilotを使用するのが一般的になっています。
さらに、設備トラブルに関する複数部署のやり取りを整理し、担当者・期限・確認事項などを一覧化するのもよいでしょう。会議後の議事録作成やタスク共有に活用すれば、情報の見落としや対応漏れを防げるようになります。
製造業におけるCopilotの使用例
製造業では、Copilotを品質判定や設備制御自体に使用するのではなく、周辺の情報業務を支援するツールとして活用するのがよいでしょう。
以下のように、品質管理に関する情報や生産実績の整理・研修資料の作成など、人間が確認できる作業から取り入れるのが現実的です。
| 業務 | 主な活用方法 | 使用例 |
|---|---|---|
| 品質管理 | 不具合情報の整理・報告書の作成・会議資料の要約 | 不具合の管理・暫定対応・再発防止策の整理など |
| 生産管理 | 生産実績の集計・進捗状況の整理・日報や週報の作成 | 生産数・稼働率・遅延状況の整理など |
| DX教育 | 研修資料・マニュアル・FAQ・確認問題の作成 | 現場担当者・管理者・新入社員向け教材の作成など |
それぞれ詳しくみていきましょう。
品質管理
品質管理では、不具合報告書の下書きや会議資料の要約・確認項目の整理などに、Copilotを使用するのがおすすめです。不具合の内容や調査中の原因・再発防止策などを、同じ形式でまとめれば、会議などで確認すべき情報を整理しやすくなるでしょう。
ただし、Copilotの出力だけで、不具合の原因を決めつけないことが大切です。現物の確認や測定結果・工程記録などの事実に基づいて、担当者がきちんと判断する必要があります。
生産管理
生産管理では、Excelに記録した生産数や稼働率・遅延状況などを整理し、日報や週報の下書きを作成するのに役立ちます。遅延が発生している工程を抽出し、影響する製品や納期などを一覧化する使用方法もおすすめです。
Copilotは現状において、製造設備を直接制御したり、生産計画を自動的に確定したりするシステムではありません。まずは、資料作成・情報整理・連絡業務など、人間が確認できる範囲から取り入れていきましょう。
DX教育
DX教育の担当者は、Copilotをうまく使用することで、既存のマニュアルから研修資料・FAQなどの原案を作成できます。管理者向け・現場担当者向け・新入社員向けなど、対象者に合わせて内容を調整することも可能です。
さらに、部門ごとのプロンプトをテンプレート化すれば、回答品質のばらつきも抑えられるようになるでしょう。ただし、Copilotを本格的に使用する際には、利用目的や情報の確認方法に加えて、入力してよい情報の範囲などの共有・ルール化が必要です。
Copilotを業務で使用するならセミナーの受講もおすすめ
Copilotの基本的な操作は、実際に使用しながら独学でも覚えられます。一方で業務に適したプロンプトの作成や、社内データの安全な使用法まで体系的に身に付けるには、セミナーの受講がおすすめです。
Microsoft 365 Copilotセミナーでは、生成AIの基礎やプロンプトエンジニアリングから、PDFを使った帳票・分析レポートの作成まで学べます。Microsoft GraphやMicrosoft Copilot Studioを活用した独自チャットの作成も可能で、業務に合わせてCopilotを使用したい人にも適しています。
| セミナー名 | Microsoft 365 Copilotセミナー |
|---|---|
| 運営元 | GETT Proskill（ゲット プロスキル） |
| 価格(税込) | 29,700円〜 |
| 受講期間 | 2日間 |
| 受講形式 | 対面（東京・名古屋・大阪）・ライブウェビナー・eラーニング |
また、おすすめのAI研修・セミナーに関しては、以下の記事で紹介しています。こちらも参考にしてください。
Copilotを使用する際の注意点
上記のように、Copilotの回答には誤った情報や、根拠が不明確な内容が含まれる場合があります。品質基準・安全管理・法令などに関する情報は、必ず使用前に一次資料と照合して、間違いがないかチェックしましょう。
また、業務で使用する際には、会社が認めた職場用アカウントを使用し、個人情報や機密情報の入力範囲を確認する必要があります。
Microsoft 365のアクセス権限や管理者設定も見直し、担当者が出力内容を確認できる体制を整えておきましょう。
Copilotの使用方法についてのまとめ
Copilotは、文章の作成やデータの整理・会議内容の要約など、さまざまな業務に使用できます。製造業では、品質管理や生産管理・DX教育に関する資料や、情報を整理する場面で役立つでしょう。
ただし、回答の正確性や社内データの取り扱いには注意が必要です。使用目的を絞って、担当者が出力結果を確認できる業務から始めましょう。入力するプロンプトや確認手順・社内ルールをきちんと整備することで、安全に活用する必要があります。
