大企業だけでなく中・小企業でも様々な業界でRPAの導入が増加しています。
その背景には、RPAを導入することで今まで人間がしていたパソコンでの定型作業を自動化できるといったメリットがあります。
RPAを導入している企業も多いため、自社でも導入を検討している企業も多いかと思いますが実際にどんなことができるのかご存知でしょうか？
RPAにもできる業務やできない業務があり、業務対象範囲を認識せず導入すると全く使えないとなりかねません。
そこで本記事では、RPAはどこまで業務をできるのか？RPA導入の際に行うことなど詳しく解説していきます。
また、RPAツールの業務効率化では下記サイトでも解説していますので、ぜひご覧ください。
RPAツールは、業務効率化に非常に有効な手段です。 うまく導入できれば、生産性の向上やコスト削減など魅力的なメリットがあります。 しかし、RPAツールには様々な種類があり、それぞれどのような特徴があるのか分からない人は多いでしょう。[…]
RPA化とは？
RPA化とは、社内のルーチン業務をRPAツールで自動化することです。
近年では、人手不足などの課題に直面し少ない労働力で会社の生産性を維持・向上することが求められています。
しかし、人間は24時間365日働けるわけではありません。
そこで、人手不足などの問題をRPAの導入によってカバーする企業が増えています。
社内の業務をRPA化することで今まで人間がやっていた社内のルーチン業務を自動化してくれるので、生産性の向上やケアレスミスを防ぐこともできます。
RPAの導入に関しては詳しくは下記サイトをご覧ください。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション：ソフトウェアによる業務自動化）とは、パソコン上での定期的な作業を自動実行する技術です。 RPAを導入するにあたって最も重要視するのが価格という方も多いのではないでしょうか。 種類によ[…]
RPA化できる業務の特徴
RPAは基本的にパソコンで行う作業を自動化してくれます。
しかし、全ての業務を完全に行えるわけではありません。
下記では、RPAが得意としている業務の特徴を紹介します。
単純業務
RPAは毎日行うルーチン業務などの単純作業に適しています。
単純作業の例を挙げると、
- Excelのデータ入力
- 顧客情報の管理・収集
- 入金・支払いなどの経理業務
RPAに適している業務は様々です。
単純作業は、人間でもできる業務と思うかもしれませんが同じ作業の繰り返しなので、注意力の欠如によりケアレスミスを起こす可能性もあります。
その反面、RPAであればミスをすることもなく24時間365日稼動させることも可能です。
大量のデータ処理が必要な業務
大量のデータ処理もRPAは得意としています。
データの処理は多ければ多いほど、労力がかかる上にミスを起こしやすい業務です。特に顧客情報の管理などはミスをすれば取り返しのつかないことになりかねません。
しかし、RPAであれば収集から処理まで時間がかかることもありません。
もちろんミスをすることも否定はできませんが、人間が行うよりは格段に可能性は低いと言えます。
パソコン内でできる業務
RPAはパソコンで行う業務を自動化するツールです。
前述した単純作業や大量のデータ収集・入力など行うことができます。
しかし、RPAはパソコン内で完結する業務でも常に業務内容や方法が変わる不定型業務には向いていません。
あくまでもルーチン化した業務はRPAで対応できることを念頭におきましょう。
RPAで効率化できる業務
RPAで効率化できる業務として以下の業務があります。
- 情報収集と分析
- 請求書作成業務
- メール配信
- 顧客情報の管理・登録
- 在庫管理
- 他社の価格調査
具体的にどのような業務ができるのか詳しく解説していきます。
情報収集と分析
ネットによる情報収集と分析を手作業で行うと労力と時間がかなりかかります。
日々情報は更新され、対象範囲も広くなると少ない人数では全てをカバーできず人員を増やし人件費の増加にも繋がります。
こういった問題をRPAであれば、常に最新の情報を広範囲で収集し、収集した情報の分析を行うことで業界での出遅れなどを防ぐこともできます。
請求書作成・発行業務
請求書の作成・発行はRPAが得意としている業務です。
価格や品名などの記載を間違えると、取引先との関係を悪化させてしまう可能性もあります。
しかし、RPAを導入すれば下記の流れでミスを防ぐことができます。
- 入力済みの注文データから請求書作成に必要な数字の抽出
- 毎月決まったタイミングで請求書を作成
- 必要に応じてプリントアウト
- 確認
完成した請求書を人間が確認するだけで、請求書の作成・発行が完了します。
メール配信
メール営業によって営業の効率化を図ることもできます。
定期的な配信を人間が行うと、作業コストもかかりますし、うっかり配信を忘れていたということにもなります。
また、特定の顧客にのみ送付するセグメント配信を行うと更に作業コストがかかります。
特定の読者にマッチする情報をメール配信するもの（年齢・性別・居住地・誕生日などで分けることができます）
顧客情報の管理・登録
多くの企業では、Excelなどに顧客情報の登録を行っているかと思います。
しかし、顧客情報の管理や登録は重要な業務の1つで、手作業で行うと大幅な作業コストがかかります。
RPAで顧客管理を行えば、瞬時に登録・顧客の振り分けを行い商談の進捗状況などの記録も可能です。
また、近年問題になっている顧客情報の流出もRPAで管理することで可能性を低くすることもできます。
在庫管理
在庫管理は品物が多くなればなるほど、正しく把握・管理をしなければならず時間と手間がかかる業務です。
例えば、製造業であれば取引先から送られてきた納品書の内容を確認し、納品数の確認、システムへの登録を行う必要があります。
単純作業ではあるものの、人間が行うと作業コストはかかってしまいます。
しかし、RPAを導入すれば一連の作業を自動化でき、人件費の削減やスピーディーな在庫管理を行うことができます。
他社の価格・情報調査
ビジネスにおいて競合他社の製品価格や情報の調査は必須であり、最新の情報を知っておく必要があります。
しかし、ネットでは日々情報は更新されており常にネットを確認しておくには大変な作業になります。
こうした作業もRPAは得意としています。
24時間365日稼働しておけば、常に最新の情報を把握することができ競合他社に遅れを取らず業務を遂行することができます。
RPAの導入は生産性の向上だけでなく、会社売上の貢献にも繋がります。
こちらで全てを解説しませんが、RPA化によってできる業務は数多くあります。
下記表ではRPA化によってできる業務をまとめています。
| 部門別 | 業務内容 |
| 全部門 | データ入力、日報作成、広告や日次などレポート作成、競合の価格調査 |
| 人事業務系 | 勤怠集計、有給取得情報などの労務管理、人事評価に付随する業務 |
| 経理・財務業務系 | 請求書の作成・発行、経費精算集約、資産管理 |
| 受発注業務系 | 受注情報・在庫確認、売掛入金確認・消込、買掛金処理・仕訳入力 |
| CRM系 | 顧客情報のシステム登録、SNS上の口コミ収集、メール配信、問い合わせ対応 |
RPA化の導入事例
RPAの導入で実際にどのような活用を行なっているのでしょうか？詳しく紹介していきます。
製造業
製造業では、多くの企業がRPAを導入しています。
前述した在庫の管理・情報収集など様々な業務をRPA導入で自動化しています。
企業によっては年間の工数時間を1,000時間以上削減した事例もあり、残業時間の短縮や今まで残業をして行なっていた作業を削減することにより人件費の削減にも成功しています。
金融機関
金融機関では定型業務が多く、RPAとの相性が良いと言われています。
振り込み処理や利用者へのメール配信などRPAで行うことができます。
金融業務では個人情報の取り扱いが頻繁に発生し、ご記入や漏洩が大きな問題に繋がることも珍しくありません。
しかし、RPAであれば設定した通りに業務を行なってくれるため金融機関との相性はよくメガバンクをはじめとした多くの金融機関がRPAを導入しています。
営業部門
営業では、請求書の作成や営業レポートの作成など様々な業務が自動化されています。
また、近年では営業活動をサポートするツール「SFA」との連携も可能です。
顧客情報の管理やアポイントのスケジューリングなど管理できるツール
RPAとSFAの連携により、営業担当者への負担を減らし営業活動に専念することができます。
RPA化の進め方
RPAの導入には、課題を明確にしRPAで行う業務を選定・導入・試験・改善を繰り返し行う必要があります。
ここからは4つのフェーズで、それぞれ解説していきます。
①業務の洗い出し
RPAを導入する前に、社内業務を洗い出しRPAで対処する業務を決める必要があります。
例えば、社内業務を全て洗い出し現状でどの業務に作業工数がかかっているのかを見極めます。
②自動化範囲の選定
業務の洗い出しを行い、RPAでどこまで自動化をするのか選定しましょう。
選定を行なっていてもRPAを実際に導入をしてみなければわかりませんが、自動化範囲は慎重に行う必要があります。
ここで自動化範囲を適当に行うと、業務の洗い出しを再度行わなければいけません。
③RPAツールの試験導入
実際に自動化する業務を選定したらツールの試験導入を行いましょう。
異常やエラーが発生した場合には、人間が介入して処置が必要です。
また、試験導入では動作確認だけでなく耐久テストも大切です。
24時間稼働させる場合は動作確認だけでは、長時間の稼働でエラーが発生する場合もあります。
④修正・改善
修正・改善では実際に運用を行ったうえで、RPA化による効果測定を行います。
業務手順に変更が出た場合や作業工数の削減が実際にできているのかを確認し修正を行いましょう。
また、社内へのヒアリングや削減できた費用の計算、準備開始時に定めた目標に達しているかチェックしてみてください。
RPA化の課題
RPAはとても便利なものではありますが、一方で課題も生じています。
ここでは導入に必要な課題を2つご紹介します。
RPAエンジニアの不足
RPAの開発や導入には、基本的にプログラミング知識が必須になります。
一連の作業は素人では難しく、RPAエンジニアが必要になりますが現在は導入企業に対してエンジニアの数が不足しています。
RPAを導入するのであれば、最低でも1つのロボットにつき2人はエンジニアを常設しておきたいところです。
エンジニアの不足を解決するために、未経験者を1から育成していくのであれば教育費なども必要になります。
ロボット数の不足
RPAはロボット数の不足も大きな課題となっています。
近年は大企業だけでなく、中・小企業もRPAの導入が始まっています。
前述した通り、ロボットを作るエンジニアの不足によりロボットを1人作っているといった企業が多くあります。
担当者が1人しかいない場合は、ロボットの不足のほかにも「その人でないと修正できない」といったロボットになってしまい、RPAをうまく活用できない状態に陥ります。
RPAで業務効率化をするには導入目的を明確に
RPAは現代の社会問題を解決してくれる役割を担っています。
導入を行うことで自社への売上向上にも期待でき、社員1人1人のモチベーション向上にも繋がります。
ですが、RPAにできる業務は限られており導入の際には業務の適用範囲を明確に目標を立てなければいけません。
また、RPAの課題に関しても導入の際には無視できない課題となっています。
会社の未来を見据えるならエンジニア不足解消のために、未経験者をエンジニアにするための投資も必要でしょう。
