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【2024年】RPAの導入の進め方!失敗しない導入手順を1から解説

業務効率化や生産性の向上を目的にRPAを導入している企業が増えています。
ニュースや他社の導入事例を見て「自社でもRPAを導入しよう!」と検討している企業も多いですが、RPAの導入は簡単ではありません。

導入の進め方や手順を怠ると、導入したのに全く業務の効率化ができていないと失敗に終わるケースもあります。

そこで本記事では、RPAの導入前に抑えておきたいポイントや導入の手順について解説していきます。
RPAの導入を成功するためにも、ぜひ最後までご覧ください。

RPAとは?

RPA

RPAとは、「ロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation:ソフトウェアロボットによる業務自動化)」を略した言葉です。

RPAツールを利用しパソコンで行っている定型業務の自動化が可能になるため、人間が行っていた定型業務のリソースを他の業務に費やすことが可能になります。
また、人間の手で行う必要がないためヒューマンエラーを防ぐこともできます。

近年では、プログラミングの知識がなくても使用できるRPAツールも開発されており、年々導入する企業は増加傾向にあります。

RPAを導入するメリット

グラフ

RPAを導入するメリットは以下の3つです。

  • 業務効率化
  • コスト削減
  • 人的ミスの減少

RPAの導入は業務効率化が大きなメリットと言われていますが、それだけではありません。
それぞれについて詳しく解説していきます。

業務効率化

RPA導入の最大のメリットは業務の効率化です。
どの業種においても、パソコンを使用した定型業務があり時間がかかってしまうものもあります。

しかし、こうした定型業務をRPAで自動化してしまうことで、空いた人員や時間を付加価値の高い業務に専念することができます。

コスト削減

RPAを導入することで、人件費の削減をすることができます。
例えば、残業をして行っていた定型業務をRPAで行えば残業時間の削減と人件費の削減ができます。

人件費と比較しても、RPAの導入や運用にかかる費用は安いと言われています。
新人採用費用なども不要になるので長期的に見てもコストの削減につながります。

人的ミスの減少

単純作業というのは、モチベーションの低下や注意力の欠如によりどんなに優秀な人材でもミスをしてしまうことがあります。
しかし、RPAツールであればミスを起こすことはありません。

人的ミスを防ぐだけでなく24時間365日働くこともでき、業務品質の向上にもつながります。

RPAの導入費用は?

電卓

RPAの導入費用はツールの種類によって異なり、需要の高まりから数万円〜数十万円まで幅広くあります。
まずはスモールスタートをおすすめしますが、導入費用だけで検討すると「使用できない」「後々料金が高くなった」など後々、後悔してしまいます。
自社の業務に適したツールや導入後の体制も考慮しましょう。

ここからは導入費用を分ける3種類を紹介していきます。

  • クラウド型
  • デスクトップ型
  • サーバー型

また、種類ごとの費用相場は以下表を参照ください。

種類 導入費用
クラウド型 30万円〜50万円ほど
デスクトップ型 10万円〜50万円ほど
サーバー型 10万円〜数千万円

それぞれの導入費用について詳しく解説していきます。

クラウド型

クラウド型のRPAツールはインターネット環境とデバイスがあれば、すぐに利用することができます。
また、サーバーを構築したりソフトウェアをインストールする手間もかかりません。

導入費用の相場はおよそ30万円〜50万円となっており、導入後のランニングコストは10万円〜です。

デスクトップ型

導入コストを抑えたい場合は、デスクトップ型をおすすめします。
買い切り型のツールもあり、基本的にはPCに導入して利用するので導入前の開発やランニングコストも抑えることができます。

導入費用の相場はおよそ10万円〜50万円となっています。

サーバー型

サーバー型は大規模な業務効率化を目指す企業にとって最適ですが、3種類の中では1番導入費用が高く、10万円〜数千万円となっています。
複数端末での使用も可能であり、サーバー上で構築した環境で大量のRPAツールを全て管理することができます。

導入費用は高いですが、自社のサーバー上で管理するためセキュリティ面は安心と言えます。
企業の情報や顧客情報など外部に漏らしたくない情報を取り扱う業務に最適と言えます。

RPAの導入手順

ここからは実際にRPAを導入するにあたっての手順について解説します。

  1. 業務の洗い出し
  2. RPAツールの選定
  3. 無料トライアルを活用する
  4. 効果測定と課題の洗い出し
  5. 本格的に運用する
  6. 日々運用を行い改善

手順1:業務の洗い出し

導入前に現状行っている業務を洗い出し、RPAで自動化する定型業務を検討します。

RPAは全ての業務を自動化できるわけではありません。
また、定型業務の中には人間が行った方が効率の良い業務もあります。

この時に重要なのは業務を自動化することで、どれだけ業務の見直しや業務時間を短縮でき人件費などコスト削減ができるかを考えることです。
業務の洗い出しを疎かにすると導入後に再度洗い出しなど手間と時間がかかりますので、慎重に検討しましょう。

手順2:RPAツールの選定

RPAツールの選定では、前述した業務の洗い出しで行った自動化する業務にあうツールを選びます。
ツールにはそれぞれ特徴があり、業務に適したものを選びましょう。

製品比較時には機能以外にも、導入費用やサポート体制、操作のしやすさなど比較しましょう。
おすすめのツールについては、下記記事をご覧ください。

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手順3:無料トライアルを活用する

RPAツールはできるだけ無料トライアルがあるものを推奨しています。
なぜなら、実際に導入してみないと効果があるかわからないためです。

また、初めて導入する場合は特に操作方法など使いやすさも体験しておきたいところです。
実際に操作を行い、気になる点などをまとめておき提供元へ質問しましょう。

この時に、提供企業がしっかりとサポートしてくれるのかなども分かりますので、本格導入時にもスムーズに導入を行うことができます。

手順4:効果測定と課題の洗い出し

実際に無料トライアルで運用を行い、問題点やどれだけ業務の改善ができているのか導入範囲を考えなおします。
どんなに導入前に準備をしておいても、想定外のことが起こる可能性はあります。

本格的に導入する前の最後の準備になりますので、RPAの操作方法の研修や運用に関してのルールなど決定しマニュアル化を行いましょう。

手順5:本格的に運用する

ここからは担当者や運用者などと保守・運用を行っていきます。
業務フローの改善があれば、RPA動作を変更するなど臨機応変に対応していきましょう。

また、ある程度運用をおこなっていけば必要となる人員や工数も把握できますので、RPAの導入を他部署でも参考にすることができます。

手順6:日々運用を行い改善

軌道に乗ればあとは日々運用を行い改善をしていきます。
問題なく運用ができていれば、他部署や他の業務への横展開もしていき、RPAの自動化を行っていきましょう。

RPA導入で失敗しないためのポイント

リスト

効率よくRPAを導入するためには、失敗しないためのポイントを抑えておく必要があります。
主な注意点は以下の3つです。

  • 運用体制を明確にしておく
  • 無料トライアルがあるものを選ぶ
  • スモールスタートで導入する

運用体制を明確にしておく

RPAを導入する前には運用体制を明確化しておきましょう。
社内の運用体制は「運用部門」「サポート部門」など役割を明確にし、体制を決めておきましょう。

RPAは導入してからがスタートになります。
体制を固めておくことでトラブルが起こってもすぐに対応することができます。

無料トライアルがあるものを選ぶ

RPAは無料トライアルがあるものを選ぶことを推奨しています。
トライアルの中には、一部機能しか使えないものもあれば全ての機能を無料で使えることもできます。

有名な提供元でも自社の業務に合わない可能性もあります。
まずは無料トライアルを使用して実際に業務の効率化が可能なのかを試しましょう。

スモールスタートで導入する

自社に初めてRPAを導入する際は、RPAに全業務を任せることはおすすめしません。
仮に導入したい業務がたくさんありまとめて導入をおこなったとしても、管理や業務ごとの運用方法など課題が山積みになり、効果的に活用することが難しくなります。

まずは一部の業務(スモールスタート)からはじめ、運用がうまくいけば業務の導入を増やしていきましょう。

RPA導入の成功事例

会議

ここからは実際にRPA導入をおこない、成功した事例以下2つの企業を紹介します。

  • 三菱重工業株式会社
  • 株式会社精晃商会

三菱重工業株式会社(製造業)

日本全国で「働き方改革」が叫ばれる中で、三菱重工の定型業務を代替させるRPAを導入しています。

三菱重工株式会社では、現場に合わせてすぐにRPAを活かせるようにするため社内教育に力を入れており、統制から外れて想定外の動きをするロボットが出現しないように「サーバ型」のツールを導入しています。

作業内容がわかりやすい間接業務をまずはRPAで自動化しその後、メール仕分け、勤怠や予算の管理など横展開をしていきました。

結果的に4業務をRPAで自動化し、工数削減効果は1年間の通算で600~800時間の削減を見通し、目標の2倍〜3倍を上回る予想です。

引用:BizRobo!

株式会社精晃商会

株式会社精晃商会は、商品のパッケージの企画や製造、販売までを請け負う企業です。

RPAを導入する前は、受付業務のずれ込みや企業から発注しても締め切り時間に間に合わないなどの問題が頻発していました。

問題を解決するためにRPAを導入し、不足品を確認するための「品番の欠品リスト作成」や受注〜出荷作業処理を行う「Web受注システム」を自動化しました。

結果的に月間20時間以上の業務削減に成功しました。

引用:HeartCore Robo 導入事例

手順やポイントを踏まえてRPAツールを導入しよう

打ち合わせ

RPAの導入はメリットだけでなく、導入手順についてもしっかりと理解しておくことが重要です。
一方で知見が一般化されていないため上手く導入ができない企業があります。

本記事で紹介した、導入手順や注意すべきポイントなどを参考にしながら、自社にあったRPAツールを選定してください。
また、RPAの導入に伴いどこまで業務の効率化が可能なのか?と気になる方はぜひ下の記事も合わせてご覧ください。

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